Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Geschäftsführer: Joo-Seuk Kim
E-Mail: info@kim-con.com

Soweit im Einzelfall nichts anderes vereinbart ist, entscheidet die KIM Consulting GmbH über Zwecke und Mittel der nachfolgend beschriebenen Datenverarbeitung und ist damit Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

2. Grundsätze und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit hierfür eine rechtliche Grundlage besteht. Dies sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen und die Durchführung eines Vertrags, etwa bei Anfragen, Projektgesprächen, Angeboten und Beratungsleistungen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen, insbesondere an einer sicheren Website, einer effizienten Organisation, der Bearbeitung geschäftlicher Kommunikation und der Weiterentwicklung unserer Leistungen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten;
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn wir ausdrücklich um eine Einwilligung bitten, insbesondere für einen künftigen Newsletter. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO sollten uns nur übermittelt werden, wenn dies zuvor abgestimmt wurde und eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

3. Aufruf der Website und Hosting

3.1 Hosting durch Hetzner

Die Website und die nachfolgend beschriebene Reichweitenmessung werden auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Server-Protokolldaten verarbeitet werden. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Datei oder Seite, übertragene Datenmenge, Statuscode, Browser- und Geräteinformationen sowie gegebenenfalls die zuvor besuchte Seite.

Die Verarbeitung dient der sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung der Website sowie der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und zuverlässigen Präsentation unseres Unternehmens. Mit dem Hostinganbieter besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb und Sicherheit erforderlich ist; bei einem konkreten Sicherheitsvorfall kann eine längere Aufbewahrung zur Aufklärung notwendig sein.

3.2 Spracheinstellung

Diese Website speichert die von Ihnen gewählte Sprache lokal im Browser. Die Einstellung ist erforderlich, um die Website bei einem späteren Aufruf in der gewünschten Sprache anzuzeigen. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.3 Selbst gehostete Reichweitenmessung mit Matomo

Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung verwenden wir die auf unserem Hetzner-Server selbst betriebene Open-Source-Software Matomo. Sie zeigt uns insbesondere Seitenaufrufe, ungefähre Besucherzahlen, verweisende Seiten und häufig aufgerufene Inhalte. Matomo wird nicht geladen und es findet keine Reichweitenmessung statt, solange Sie nicht „Statistik erlauben“ auswählen.

Dabei können die aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit, die zuvor besuchte Seite, Browser- und Geräteinformationen sowie eine vor der Speicherung gekürzte IP-Adresse verarbeitet werden. Die Daten verbleiben auf unserem eigenen Server und werden nicht zu Werbe- oder Profilingzwecken an Dritte übermittelt. Die eingesetzten Analyse-Rohdaten werden nach 180 Tagen automatisch gelöscht; verdichtete, nicht mehr auf einzelne Besuche zurückführbare Berichte können länger gespeichert werden.

Rechtsgrundlagen sind Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Entscheidung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Datenschutz-Einstellungen“ im Footer ändern. Bei einem Widerruf wird die weitere Messung beendet und Matomo-Cookies werden, soweit technisch möglich, gelöscht.

Es werden keine externen Schriftarten, Social-Media-Pixel oder eingebetteten Analyseinhalte anderer Anbieter geladen.

4. Kontaktaufnahme und E-Mail-Kommunikation

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, den Inhalt Ihrer Nachricht, technische Metadaten sowie übermittelte Anhänge. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Anbahnung oder Durchführung einer Geschäftsbeziehung und zur Dokumentation der Kommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, beruht die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Für geschäftliche E-Mail- und Office-Dienste nutzen wir Google Workspace. Vertragspartner für Kunden in Deutschland ist grundsätzlich Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland. Mit Google besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Eine Verarbeitung durch verbundene Unternehmen oder Unterauftragnehmer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann nicht vollständig ausgeschlossen werden. Sie erfolgt nur auf Grundlage der gesetzlichen Voraussetzungen für Drittlandübermittlungen.

Bitte übermitteln Sie vertrauliche Unterlagen nur, wenn sie für Ihr Anliegen erforderlich sind. Auf Wunsch stimmen wir für besonders schutzbedürftige Dokumente vorab einen geeigneten Übermittlungsweg ab.

5. Geschäftsprozesse, Dokumente, n8n und CRM

Im Rahmen von Anfragen und Projekten verarbeiten wir je nach Sachverhalt Namen, Kontaktdaten, Unternehmens- und Projektdaten, Korrespondenz, Termin- und Angebotsinformationen sowie Unterlagen, die Sie uns zur Verfügung stellen. Dies kann auch Inhalte betreffen, die erforderlich sind, um eine Anfrage zu bewerten, ein Angebot vorzubereiten oder einen Auftrag auszuführen.

Zur strukturierten Bearbeitung setzen wir automatisierte Workflows mit der Software n8n ein. n8n wird auf einem von uns kontrollierten Server bei Hetzner betrieben; die Automatisierung wird nicht über die n8n Cloud ausgeführt. Mögliche Arbeitsschritte sind insbesondere:

• Sortierung und Zuordnung eingehender geschäftlicher E-Mail-Anfragen,
• Anlage oder Ergänzung von Kontakten und Vorgängen im CRM,
• strukturierte Auswertung eingereichter Dokumente,
• Vorbereitung von Zusammenfassungen, Arbeitsergebnissen und Angeboten,
• Übergabe von Informationen an von uns eingesetzte Arbeits- und Ablagesysteme.

Serveranbieter ist die Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Mit Hetzner besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer nachvollziehbaren, sicheren und effizienten Bearbeitung geschäftlicher Vorgänge.

Für Zusammenarbeit und Dokumentenablage können wir Google Drive sowie Notion einsetzen. Anbieter von Notion ist Notion Labs, Inc., 685 Market Street, San Francisco, California 94105, USA. Mit den eingesetzten Dienstleistern werden – soweit erforderlich – Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Zugriffe werden rollenbezogen vergeben und auf das erforderliche Maß beschränkt.

6. KI-gestützte Verarbeitung

6.1 Zwecke und Arbeitsweise

Wir nutzen künstliche Intelligenz unterstützend, um allgemeine Texte zu entwerfen, Informationen zu strukturieren, E-Mail-Anfragen zu kategorisieren, Dokumente inhaltlich auszuwerten und Arbeits- oder Angebotsentwürfe vorzubereiten. Je nach Auftrag können dabei Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte, Projektinformationen oder Inhalte übermittelter Unterlagen verarbeitet werden.

Personenbezogene Daten werden nur verwendet, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Wo möglich, werden Inhalte vor der Übermittlung reduziert, pseudonymisiert oder anonymisiert. Für die Verarbeitung gelten die Rechtsgrundlagen des jeweiligen Ausgangsvorgangs, insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogener Arbeit oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei einer unterstützenden internen Bearbeitung.

6.2 Eingesetzte KI-Dienste

Je nach Aufgabe können folgende Dienste eingesetzt werden:

• OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland – insbesondere ChatGPT und API-Dienste;
• Anthropic Ireland Limited, Dublin, Irland – insbesondere Claude und API-Dienste;
• Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland – insbesondere Gemini im geschäftlichen Google-Workspace-Kontext;
• DeepSeek – ausschließlich für allgemeine oder wirksam anonymisierte Inhalte ohne Personenbezug.

Personenbezogene Kunden-, Interessenten- oder Beschäftigtendaten sowie vertrauliche Dokumente werden nicht an DeepSeek übermittelt. Nach den veröffentlichten Informationen von DeepSeek können Daten in der Volksrepublik China verarbeitet und gespeichert werden. Solange hierfür keine von uns geprüfte und für den konkreten Einsatz tragfähige datenschutzrechtliche Grundlage einschließlich geeigneter Garantien besteht, bleibt die Nutzung auf nicht personenbezogene Inhalte beschränkt.

Für personenbezogene Inhalte setzen wir ausschließlich geschäftliche beziehungsweise API-basierte Zugänge ein, für die vertragliche Datenschutzregelungen und – soweit erforderlich – Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gelten. Einstellungen und Tarife werden so gewählt, dass Geschäftsdaten nach den jeweiligen Vertragsbedingungen nicht zum allgemeinen Training der Modelle verwendet werden. Eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann bei einzelnen Anbietern oder Unterauftragnehmern dennoch stattfinden. Weitere Informationen hierzu enthält Abschnitt 9.

6.3 Menschliche Prüfung und keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen

KI-Ausgaben können unvollständig oder fehlerhaft sein. Deshalb dienen sie als Arbeitsgrundlage und nicht als ungeprüfte abschließende Entscheidung. Ergebnisse mit geschäftlicher oder persönlicher Relevanz werden von Joo-Seuk Kim oder einem Mitarbeitenden geprüft. Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen und für eine Person rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO).

7. Newsletter und Informationen im Double-Opt-in-Verfahren

Künftig möchten wir Interessierten in unregelmäßigen Abständen Einblicke und Neuigkeiten aus den Tätigkeitsfeldern der KIM Consulting GmbH senden – beispielsweise zu Business Optimization, Real Estate, Deutschland und Thailand sowie eigenen Projekten. Ein Versand erfolgt erst, wenn eine entsprechende Anmeldefunktion technisch aktiviert wurde und Sie die Anmeldung in einem Double-Opt-in-Verfahren bestätigt haben.

Dafür verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Ihren Namen. Zum Nachweis der Einwilligung werden außerdem Zeitpunkt und technische Informationen zu Anmeldung und Bestätigung gespeichert. Die Rechtsgrundlage für den Versand ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Speicherung des Nachweises beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Nachweis einer wirksamen Einwilligung nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, etwa über den Abmeldelink in jeder Nachricht oder per E-Mail an info@kim-con.com. Nach dem Widerruf wird die Adresse aus dem aktiven Verteiler entfernt. Soweit erforderlich, kann sie in einer Sperrliste gespeichert bleiben, um sicherzustellen, dass keine weiteren Nachrichten versendet werden.

Der konkrete Versanddienst und gegebenenfalls eingesetzte Auftragsverarbeiter werden in dieser Erklärung ergänzt, bevor die Anmeldefunktion freigeschaltet wird. Die derzeitige Website enthält noch keine aktive Newsletter-Anmeldung.

8. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Innerhalb der KIM Consulting GmbH erhalten nur Personen Zugriff, die ihn für ihre Aufgaben benötigen. Außerhalb des Unternehmens können Daten an sorgfältig ausgewählte IT-, Hosting-, Kommunikations-, Speicher-, Automatisierungs- oder KI-Dienstleister übermittelt werden. Diese verarbeiten Daten in der Regel in unserem Auftrag und auf Grundlage vertraglicher Weisungen. Eine Weitergabe kann außerdem erfolgen, wenn sie zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder Sie eingewilligt haben.

9. Datenübermittlungen in Drittländer

Einige eingesetzte Dienstleister oder deren Unterauftragnehmer befinden sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses, einer gültigen Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework, EU-Standardvertragsklauseln oder einer gesetzlichen Ausnahme. Soweit erforderlich, prüfen wir zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen.

Trotz solcher Garantien kann bei einer Verarbeitung in Drittstaaten ein Restrisiko bestehen, dass dortige Behörden nach nationalem Recht auf Daten zugreifen und europäische Betroffenenrechte nicht in gleicher Weise durchgesetzt werden können.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Geschäftliche Anfragen ohne anschließenden Auftrag werden regelmäßig gelöscht, sobald erkennbar ist, dass keine Zusammenarbeit zustande kommt und keine berechtigten Gründe für eine weitere Aufbewahrung bestehen. Daten aus Vertrags- und Projektbeziehungen werden für die Dauer der Zusammenarbeit und anschließend im Rahmen gesetzlicher handels-, steuer- oder haftungsrechtlicher Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gespeichert.

Besteht die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung, werden die Daten bis zum Widerruf oder bis zum Wegfall des Zwecks verarbeitet, sofern keine gesetzlichen Pflichten eine längere Aufbewahrung verlangen. Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden Daten gelöscht oder so anonymisiert, dass ein Personenbezug nicht mehr hergestellt werden kann.

11. Ihre Datenschutzrechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@kim-con.com. Wir können einen geeigneten Nachweis Ihrer Identität anfordern, wenn dies erforderlich ist, um unberechtigte Auskünfte oder Änderungen zu verhindern.

Beschwerderecht

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für unseren Sitz ist insbesondere zuständig:

12. Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, unberechtigtem Zugriff, Veränderung und Offenlegung zu schützen. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Übertragungswege, rollenbezogene Zugriffe, sichere Zugangsdaten, regelmäßige Aktualisierungen und eine datensparsame Konfiguration der eingesetzten Systeme. Kein digitales Verfahren kann jedoch absolute Sicherheit gewährleisten.

13. Externe Links

Diese Website enthält Links zu externen Angeboten, etwa zu Stabiler Vater. Für die Datenverarbeitung auf einer verlinkten Website ist deren jeweiliger Betreiber verantwortlich. Bitte beachten Sie die dortigen Datenschutzinformationen.

14. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich unsere Website, eingesetzte Systeme, Verarbeitungsabläufe oder rechtliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.